La forma 1099-NEC es un documento esencial para cualquier empresa que haya pagado $600 dólares o más a un contratista independiente durante el año fiscal. Es fundamental cumplir con esta obligación fiscal para evitar problemas con el IRS. A continuación, se presenta una guía paso a paso sobre cómo llenar y enviar correctamente este formulario.
Requisitos Previos
Antes de proceder con el llenado de la forma 1099-NEC, asegúrate de contar con toda la documentación necesaria de cada contratista independiente con el que hayas trabajado. Cada contratista debe haber completado un formulario W-9 antes de prestar sus servicios, proporcionando la información necesaria para llenar correctamente la forma 1099-NEC.
Opciones para Enviar la Forma 1099-NEC
Existen dos métodos principales para enviar este formulario:
Por correo: Si decides llenar los formularios a mano, deberás enviarlos junto con la Forma 1096, que sirve como una hoja de resumen de todos los formularios enviados.
De manera electrónica: Utilizando plataformas digitales como Square, QuickBooks, o TurboTax, el proceso se simplifica considerablemente. Al optar por esta vía, no es necesario enviar la Forma 1096, ya que el sistema gestiona automáticamente toda la información.
Pasos para Rellenado de la Forma 1099-NEC
Obteniendo la Forma 1099-NEC
Lo primero es conseguir la forma. Puedes solicitarla fácilmente desde el sitio del IRS, pidiendo que te la envíen por correo: https://apps.irs.gov/app/taxmat/information-employer-returns/
También la puedes encontrar en lugares como Staples, Office Depot, entre otros, pero asegúrate de que sea la versión más actualizada.
Rellenado de la Forma 1099-NEC
Información del Pagador:En la parte superior izquierda, coloca tu información como pagador. Esto incluye:
tu nombre o el de tu empresa, asi como tu dirección
Debajo agregas tu número de identificación del empleador, conocido como EIN. Es crucial que esta información sea correcta para evitar problemas con el IRS.
Información del Contratista: Ahora es momento de ingresar la información del contratista.
Primero agregamos su número de Seguro Social o TIN (Número de Identificación del Contribuyente).
Rellenamos su nombre completo
Su dirección completa
Ciudad, estado, país y su código postal Todos estos datos ya deberías tenerlos del Formulario W-9 que el contratista te proporcionó.
Continuamos ahora al lado derecho del formulario donde nos enfocaremos en las casillas:
7- Casilla #1 Monto Pagado: En la casilla 1, se debe anotar el monto total que le pagaste al contratista durante todo el año. Es importante que esta cifra sea precisa, ya que es lo que el IRS espera que el contratista declare como ingreso.
8- En las casillas 2 y 3 no es necesario rellenar nada
9- En la casilla 4 se rellenará solamente en caso de que hayas deducido impuestos a este contratista independiente, pero eso no es común que suceda, te recomendamos que esto lo hables con tu contador para que te asesore
10- La casilla 5, 6 y 7 solo se rellena en caso de haber retenido dinero de impuestos a nivel estatal, nuevamente recomendamos esto se hable con su contador para una mejor asesoría
Forma 1096: Para Envío en Papel
Si decides enviar los formularios en papel, cada grupo de formularios debe ir acompañado de una Forma 1096. Esta actúa como una hoja de portada, resumiendo toda la información enviada. Asegúrate de incluir:
Nombre y dirección del pagador.
Número de Identificación del Empleador (EIN).
Totales que se están reportando.
En caso de optar por el envío electrónico, la Forma 1096 no es necesaria, ya que el sistema del IRS se encarga de organizar la información automáticamente.
Fechas Importantes
Es fundamental cumplir con las fechas límite establecidas por el IRS para evitar posibles sanciones:
Entrega al contratista: A más tardar el 31 de enero.
Envío al IRS:
En papel: Hasta el 28 de febrero.
Por internet: Hasta el 31 de marzo.
Para obtener más detalles sobre el proceso de envío, se pueden consultar las Instrucciones para Envío de Formularios 1099, si tienes dudas, te invitamos a ver nuestro video Pasos para Rellenado de la Forma 1099-NEC
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